在档案著录工作中，准确把握著录项目是规范管理的基础。《档案著录规则》（DA/T 18—2022）明确了7大项、35个小项的著录内容，哪些是必须填写的，哪些需“有则必著”？今天就为大家清晰梳理，助力档案工作更规范高效。

一、35个著录小项全清单

根据规则，著录项目分为7大类别，具体小项如下：

1. 标识类：档案馆代码、著录层级、档号、题名、文件编号、日期。

2. 背景类：责任者、组织机构沿革/人物生平、档案保管沿革。

3. 内容与结构类：范围和提要、人名、稿本、文种、附件、载体形态、计算机文件大小、计算机文件格式、生成方式、整理情况、保管期限、销毁情况。

4. 查阅与利用控制类：密级、公开属性、开放标识、语言或文字、主题词或关键词、分类号、缩微号、存储位置。

5. 相关档案材料类：原件存放位置、复制件存放位置、相关著录单元。

6. 附注类：附注。

7. 著录控制类：著录者、著录日期。

二、必著项目与“有则必著”项目划重点

1. 必著项目（9项）

这些项目是著录工作的核心，必须完整、准确填写：

——档案馆代码（全宗级著录时必填）

——著录层级（明确著录对象的级别，如全宗、案卷、文件等）

——档号（档案的唯一标识，确保定位精准）

——题名（档案的标题，反映核心内容）

——日期（档案形成的具体时间）

——责任者（档案的形成单位或个人）

——档案保管沿革（全宗级著录时必填，记录档案流转历史）

——保管期限（明确档案的保存时长）

——开放标识（标注档案是否开放及开放时间）

2. “有则必著”项目（5项）

若档案存在相关信息，必须如实著录，不遗漏关键内容：

——文件编号（如文号、图号等，有编号时必填）

——载体形态（文件级著录时，若为特定载体如光盘、照片等，需注明）

——销毁情况（档案若已销毁，需记录销毁信息）

——密级（涉及保密内容的档案，必须标注密级）

——公开属性（明确档案是否属于可公开范围）

掌握著录项目的核心要求，是做好档案著录的第一步。无论是必著项还是“有则必著”项，都直接关系到档案的检索效率和利用价值。日常工作中对照清单规范操作，让每一份档案的著录信息都精准、完整，为档案管理打下坚实基础。

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