住房城乡建设部、国家档案局联合公布的《城市建设档案管理规定》（住房和城乡建设部、国家档案局令第61号，下称《规定》），自2026年9月1日起施行。《规定》第十二条明确：“工程建设单位应当将档案相关费用列入建设工程造价，及时收集、整理建设工程各环节文件材料，确保归档进度与工程建设进度同步。”

此前制度并非没有归档要求，但此次有三处实质变化：

✅ 档案工作的经费来源得以明确

✅ 竣工图编制责任有了归属

✅ 档案验收意见成为竣工验收备案的查验要件

对造价人员而言，档案相关费用须从概算、预算、招标控制价编制阶段即行考虑，并在合同签订前完成边界约定。

此前施行的《城市建设档案管理规定》对档案移交和管理义务有规定，但档案工作的经费来源始终未作明确。

行业由此长期形成一种局面：按惯例，档案归档的统筹义务归建设单位，档案整理、数字化、竣工图等费用原则上由建设单位出资；

而在市场操作中，多数招标文件和施工合同默认资料相关工作包含在施工总价或企业管理费之内，资料人员薪酬、打印装订、扫描外包等成本实际由施工方承担。部分中型项目的档案综合费用可达数十万元，长期挤占施工企业利润。

以往投标报价中档案费用不单列，施工单位在竣工后申请补计档案相关费用时，审核方多以“合同包干、已含在管理费中”为由不予支持，费用归属争议贯穿结算全过程。

一些低价中标项目为压缩成本而简化资料工作，图纸错漏、档案缺失时有发生，影响档案专项验收的通过，进而拖延工程尾款支付和项目交付。

缺少专项资金支撑，“先施工、竣工突击补资料”的做法长期存在。项目档案以纸质载体为主，BIM电子归档、全过程数字化档案难以落实；各方责任边界不清，建设单位只提归档要求而不配套资金，勘察、设计、施工等单位之间相互推诿，城建档案的完整性和规范性长期难以达标。

适用工程：依据第六条，城市建设工程档案包括工业、民用建筑工程，市政基础设施工程，公用基础设施工程，交通基础设施工程，园林绿化工程、风景名胜建设工程，市容环境卫生设施建设工程，城市防洪、抗震、人防工程等所形成的档案。

适用主体：建设单位、勘察、设计、施工、监理、造价咨询、第三方档案服务机构。

时间分界：2026 年 9 月 1 日及以后发布招标公告、新开工项目强制执行新规；9 月 1 日前已招标、已开工项目，鼓励参照新规单独列支档案费用、补充合同约定条款。

结合档案工作内容，编制造价文件时可参考以下科目：

• 人员费用：专职档案管理人员薪酬、档案业务培训费用；

• 竣工图专项费用：竣工图修改、绘制、审核费用。《规定》第十三条要求建设单位明确竣工图编制单位和费用，并组织设计、施工、监理等单位在竣工验收前完成编制；

• 数字化加工费用：图纸扫描、电子档案组卷、BIM电子档案制作与存储费用。《规定》第十九条明确电子档案、建筑信息模型（BIM）等档案数字资源应当移交；

• 第三方服务费用：档案整理等委托服务费用。《规定》第十五条要求委托方对受托方服务进行全程指导和监督；

• 配套费用：档案运输、入库、声像档案制作等费用。

编制概算、预算、招标控制价时，合理测算档案相关费用并单独列项，避免将档案成本变相转移给施工单位；

在招标文件和施工合同中增设档案专项条款，明确竣工图编制主体、费用金额、归档标准及费用支付节点；

工程档案验收意见是竣工验收备案的查验要件，档案进度应与施工进度同步管控，避免竣工阶段集中补资料。

档案费用列项有了规定出处，投标时可依据招标文件要求和当地档案验收标准，合理计取档案相关费用；

招标文件未单列档案科目的，可通过投标答疑书面提出并申请澄清。

施工全过程同步整理工程资料，可相应减少竣工阶段的整改和返工成本。

概算、预算、清单、结算文件的费用科目宜按新规要求补充完善；

档案费用测算应结合项目规模和当地档案馆的数字化标准，避免打包计取。

结算审核环节，档案费用的列项已有明确的规定出处，审核意见宜以合同约定和《规定》为依据。

• 明确档案费用支付节点，可约定随工程进度款同期支付，档案验收通过后结清；

• 书面明确竣工图编制责任及费用，避免责任划分争议；

• 可约定档案验收结果与工程尾款支付挂钩。依据《规定》第十八条，工程档案验收意见已是竣工验收备案的查验要件，上述约定具备相应的规制基础。